Forderungsmanagement
Zahlungsausfälle zu vermeiden, offene Forderungen an Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen möglichst ohne Ausfälle einzutreiben und die gesamten Bereiche des Kreditmanagements, des Konditionenmanagements und auch des Debitorenmanagments sind die Aufgaben des Forderungsmanagements im weitesten Sinne.
Im engeren Sinne bezeichnet das Forderungsmanagement das Eintreiben offener Zahlungen aus Lieferungen, Leistungen und Krediten, die bereits in Verzug geraten sind. Zu diesem Zweck wird das Forderungsmanagement oftmals an spezialisierte Unternehmen, meist Inkassounternehmen, einem Inkassobüro, übergeben.
Auf diese Weise sichert ein professionell organisiertes Forderungsmanagement als Teil des betrieblichen Rechnungswesens die fortlaufende Liquidität von Unternehmen der unterschiedlichsten Ausrichtung. Für den Freiberufler ist ein gut strukturiertes Forderungsmanagement ebenso wichtig, wie für kleine, mittlere und Großunternehmen.
Alle Prozesse laufen im Debitorenmanagement komplex, zeitnah und sachlich sowie rechnerisch geprüft. Grundsätzlich ist das Debitorenmanagement darauf ausgerichtet, die Zahlungsmoral der Kunden zu überwachen und gleichzeitg die nachhaltige Liquidität des Unternehmens zu sichern. Damit geht ein professionelles Debitorenmanagement weit über das eigentliche Forderungsmanagement hinaus.
Liquidität sichern
Nicht selten geraten besonders kleinere Unternehmen in Liquiditätsprobleme, weil Kunden nicht oder verspätet zahlen, eingeräumte Kredite in Form von Warenlieferungen nicht fristgerecht getilgt werden oder offene Rechnungen an andere Unternehmen nicht innerhalb der vorgesehenen Zahlungsfrist bezahlt werden. Die Liquidität ist oftmals ernsthaft gefährdet.
Das Forderungsmanagement sichtet, ordnet, registriert und organisiert die offenen Zahlungen und sorgt dafür, dass bei Zahlungsverzug der Rechnungsempfänger rechtzeitig, umfassend und wirkungsvoll an seine Vertragspflichten aus dem Abverkauf von Waren oder Leistungen erinnert wird. Im Auftrag des Rechnungsstellers übernimmt das Forderungsmanagement die Abwicklung des Zahlungsverkehrs zwischen Unternehmen und Kunden. Damit sichert ein professionelles Forderungsmanagement die fortlaufende Liquidität der Unternehmen.
Forderungsmanagement outsourcen
Oftmals lohnt sich für die Unternehmen ein Outsourcen des Forderungsmanagements. Personal und die entsprechenden Kosten können eingespart werden, das Forderungsmanagement wird an spezialisierte Unternehmen übertragen. Damit ergeben sich besonders für Unternehmen mit einem breiten Kundenkreis und oftmals vorzuweisenden Zahlungsausfällen Vorteile hinsichtlich der Organisation des Forderungsmanagements und des Eintreibens offener Zahlungen. Spezielle Inkassounternehmen übernehmen das Forderungsmanagement der Gläubiger und stellen deren Forderungen gezielt und konsequent an die Schuldner. Dadurch wird das Forderungsmanagement für die Unternehmen selbst kostengünstiger, oftmals auch erfolgreicher und sicherer.
Forderungsmanagement ist eine Frage der Zeit
Zahlungsausfälle können ein Unternehmen nachhaltig in seiner Existenz bedrohen. Besonders dann, wenn mit wenigen Kunden viel Umsatz erwirtschaftet wird, kann schon der Zahlungsausfall durch nur einen Kunden die Liquidität eines ganzen Unternehmens gefährden. Auch für Kleinunternehmer und Freiberufler sind Zahlungsausfälle oftmals Gründe für das Aufgeben der Selbständigkeit. Schon aus diesem Grund wird ein professionelles Forderungsmanagement zur Zeitfrage. Je länger offene Forderungen hingenommen werden, desto geringer wird die Aussicht auf eine Zahlung der offenen Beträge.
Auch wenn die neue Rechtslage Mahnungen überflüssig macht, sollten bei überschrittenen Zahlungszielen immer wieder auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen den säumigen Zahler an seine vertraglichen Pflichten erinnern.
Die rechtzeitige Einschaltung eines Inkassounternehmens zur Sicherung der Forderungen gehört zum professionellen Forderungsmanagement ebenso, wie die fortlaufende Kontrolle aller buchhalterischen Vorgänge bezüglich des Zahlungseinganges und der entsprechenden Verbuchung.
Debitorenmanagement als Komplex
Die umfangreichste Ausgestaltung des Forderungsmangements wird als Debitorenmanagement bezeichnet. Hier werden praktisch alle Abläufe im Rechnungswesen eines Unternehmens zusammengefasst. Zum Debitorenmanagement, auch als Risikomanagement bezeichnet, gehören alle Maßnahmen, die dazu geeignet sind, Forderungsausfälle von Beginn an zu vermeiden und wenn solche einmal entstanden sind, diesen effektiv zu begegnen. Von der Bonitätsprüfung vor Leistungserbringung bis hin zur Kontrolle von Rechnungen, Gutschriften und Reklamationen reicht das Debitorenmanagement. Am Ende steht im Zweifelsfall die Übergabe offener Forderungen an ein Inkassounternehmen.